Cách quản lý hồ sơ chi phí kinh doanh



Một cách dễ dàng Quản lý chi phí kinh doanh

Nếu bạn dành thời gian để làm một danh sách tất cả các nhiệm vụ bạn cần làm để quản lý doanh nghiệp của bạn và sau đó ra lệnh cho họ về số tiền bạn thích làm họ, nơi sẽ quản lý hồ sơ chi phí trong? Hai trăm bảy mươi? Hoặc thậm chí thấp hơn?

Tuy nhiên, trong khi hầu hết chúng ta xem xét quản lý hồ sơ kinh doanh một cách thận trọng và có xu hướng ưu tiên thấp, việc quản lý hồ sơ tốt không chỉ làm cho cuộc sống làm việc của chúng ta dễ dàng hơn mà còn giúp chúng tôi giảm căng thẳng trong thời gian thuế.

Đây là những gì bạn có thể làm để quản lý hồ sơ dễ dàng:

1. Giữ riêng kinh doanh và chi phí cá nhân của bạn.

Âm thanh dễ dàng, phải không? Nhưng đây là một phần của quản lý hồ sơ mà đi lên hầu hết mọi người. Ví dụ, nếu bạn lấy một khách hàng tiềm năng ra chơi gôn, đó là chi phí cá nhân hoặc chi phí kinh doanh? (Câu trả lời là cá nhân, vì phí xanh không phải là chi phí kinh doanh được khấu trừ.) Các phương tiện mà bạn sử dụng vì lý do cá nhân và kinh doanh là một vấn đề lâu năm khác. Bạn cần phải biết những gì đủ điều kiện như là chi phí kinh doanh hợp pháp và những gì không, và chắc chắn rằng hồ sơ kinh doanh của bạn phản ánh chính xác như vậy (xem chi phí kinh doanh Tôi có thể Yêu cầu bồi thường).

2. Có được tài liệu đầy đủ cho tất cả các chi phí kinh doanh.

Nhiều doanh nhân mắc lỗi khi nghĩ rằng "danh sách" là đủ tốt cho mục đích quản lý hồ sơ. Ví dụ: họ có một danh sách mua hàng trên bảng sao kê thẻ tín dụng của họ và nghĩ rằng đó là đủ tốt để xác nhận những khoản mua hàng đó là chi phí kinh doanh.

Thật không may, CRA (Canada Revenue Agency) là yêu cầu nhiều hơn. Họ không chấp nhận các báo cáo thẻ tín dụng hoặc séc bị huỷ bỏ là tài liệu đầy đủ cho các khoản chi phí khi một hoá đơn hoặc biên nhận thường được phát hành. Xem Tôi có thể Yêu cầu chi phí kinh doanh không có Biên lai. IRS sẽ được tha thứ hơn và trong trường hợp không nhận được thông thường sẽ chấp nhận các nhận định về thẻ tín dụng và séc bị huỷ bỏ là bằng chứng về các yêu cầu chi phí.

Về lưu giữ hồ sơ, có hai điểm cần ghi nhớ:

a) Luôn nhận hóa đơn . Có thói quen yêu cầu nhận biên nhận bất cứ khi nào bạn mua hàng - không quan trọng đến mức nào. Các khoản chi phí nhỏ cộng lại, và bạn cần tài liệu cho hồ sơ kinh doanh của bạn.

b) Ghi nhãn hoá đơn, nếu cần thiết . Vẫn có các doanh nghiệp kinh doanh xung quanh mà tay ra biên lai mà không có bất cứ điều gì trên họ ngoại trừ ngày mua mặt hàng và nó có giá bao nhiêu - đó là không phải là rất hữu ích khi bạn đang nhìn chằm chằm vào một biên lai cố gắng tìm ra những gì mục được đề cập là và loại chi phí kinh doanh nào phù hợp.

Khi bạn nhận được biên nhận, hãy nhìn vào đó và viết thông tin thiếu / liên quan về nó, chẳng hạn như biên nhận và loại chi phí.Xem 4 Mẹo để Xử lý Biên lai để biết thêm chi tiết về làm thế nào để giữ biên lai của bạn dễ dàng hơn.

3. Nhận một tài khoản ngân hàng riêng cho doanh nghiệp của bạn - và sử dụng nó.

Trong khi lệ phí cho các tài khoản ngân hàng thương mại cao nổi danh so với tài khoản cá nhân thì tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp là hoàn toàn cần thiết để quản lý hồ sơ kinh doanh tốt. Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp giúp bạn giữ riêng chi phí kinh doanh và cá nhân. Bạn sẽ gửi tất cả các khoản thu nhập doanh nghiệp của bạn vào tài khoản kinh doanh, và thu hồi bất kỳ chi phí liên quan đến kinh doanh hoặc thanh toán từ tài khoản kinh doanh.

Bạn sẽ nhận được loại tài khoản ngân hàng nào? Một tài khoản thanh toán - tốt nhất là một trong những cung cấp báo cáo hàng tháng và trả lại các khoản chi phiếu bị hủy cho bạn.

Kiểm tra doanh nghiệp giúp quản lý hồ sơ của bạn dễ dàng hơn bởi vì bạn có thể sử dụng dòng ghi nhớ ở mặt trước của mỗi séc để ghi lại mục đích kinh doanh của chi phí.

4. Có và sử dụng một thẻ tín dụng riêng cho các chi phí kinh doanh.

Sử dụng thẻ tín dụng cá nhân của bạn cho các mục đích kinh doanh sẽ nhanh chóng đưa bạn vào một vị trí quản lý hồ sơ. Thẻ tín dụng kinh doanh giúp đơn giản hóa việc quản lý hồ sơ doanh nghiệp của bạn bằng cách giúp duy trì chi phí cá nhân và kinh doanh riêng biệt. (Nó cũng giúp làm cho công việc kinh doanh của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn.)

5. Giữ nhật ký chuyến đi kinh doanh của bạn.

Nếu bạn sử dụng bất kỳ chiếc xe nào của bạn cho mục đích kinh doanh, một bản ghi mileage sẽ là một trợ giúp lớn trong quản lý hồ sơ.

Lưu ý đọc mileage (hoặc kilômét) trên đường đo thời gian vào đầu năm và sau đó nhập mileage theo ngày mỗi lần bạn sử dụng xe vì mục đích kinh doanh. Giữ đáy của bạn đăng nhập vào hộp găng tay của chiếc xe của bạn sẽ làm cho dễ dàng. Nếu bạn có nhiều hơn một chiếc xe mà bạn sử dụng cho mục đích kinh doanh, giữ một nhật ký mỗi mileage. Xem thêm: Chi phí cho xe máy (Thuế thu nhập ở Canada).

6. Giữ tất cả hồ sơ kinh doanh của bạn cho năm thuế cụ thể cùng nhau và ở một nơi.

Có hồ sơ kinh doanh của bạn rải rác khắp nơi là một thời gian thực waster khi nói đến kế toán hoặc chuẩn bị thuế của bạn, và tổ chức hệ thống kinh doanh của bạn quản lý hồ sơ của năm tài chính sẽ làm cho nó dễ dàng hơn để tìm các hồ sơ kinh doanh bạn cần khi bạn cần chúng.

Cần giúp đỡ thiết lập một hệ thống hồ sơ? Xem Thạc sỹ Hệ thống Lưu trữ của bạn để biết mẹo.

7. Giữ hồ sơ kinh doanh của bạn đúng thời gian.

Vì lý do nào đó, dường như có rất nhiều nhầm lẫn về khoảng thời gian bạn phải giữ hồ sơ kinh doanh. Đối với mục đích thuế, "nếu bạn nộp tờ khai đúng hạn, hãy lưu giữ hồ sơ của mình ít nhất sáu năm sau khi kết thúc năm thuế mà họ liên quan" (CRA). Khoảng thời gian sáu năm này bắt đầu từ lần cuối cùng bạn sử dụng hồ sơ kinh doanh, không kể từ thời điểm xảy ra giao dịch. Để biết thêm thông tin về việc giữ hồ sơ kinh doanh cho CRA, xem Bao lâu để tôi có thể giữ Hồ sơ Kinh doanh của tôi.

Đối với khai thuế của Hoa Kỳ, "giữ hồ sơ cho 3 năm kể từ ngày quý vị nộp tờ khai thuế ban đầu hoặc 2 năm kể từ ngày quý vị nộp thuế, tuỳ trường hợp nào sau đó, bạn nộp đơn yêu cầu bồi thường tín dụng hoặc hoàn lại tiền sau khi nộp đơn khai thuế.Giữ hồ sơ cho 7 năm nếu bạn nộp đơn yêu cầu bồi thường thiệt hại từ chứng khoán vô giá hoặc khấu trừ nợ xấu "(IRS).

8. Phần mềm kế toán dễ dàng hơn

Với sự dễ sử dụng, khả năng truy cập từ các thiết bị di động và chi phí thấp, các gói phần mềm kế toán nhỏ dựa trên đám mây ngày nay có thể đơn giản hóa việc quản lý hồ sơ (xem 6 Ưu điểm của Sử dụng Phần mềm Kế toán Doanh nghiệp nhỏ). các gói phần mềm phù hợp cho các dịch giả tự do và sở hữu độc quyền, bao gồm lập hóa đơn, theo dõi chi phí và báo cáo đơn giản. Hãy nghĩ đến những ưu điểm của việc có thể, ví dụ, gửi hóa đơn trực tiếp từ điện thoại thông minh của bạn, chụp hình giấy ăn trưa với khách hàng và hồ sơ nó là một chi phí, hoặc theo dõi thời gian có thể lập hóa đơn với một bộ đếm thời gian tích hợp

8 điều bạn có thể làm để quản lý hồ sơ của bạn dễ dàng không phải là khó khăn.Như nhiều doanh nghiệp hành chính liên quan đến việc chạy một kinh doanh, họ chỉ cần thiết lập những thói quen tốt và kiên trì. Nhưng nếu bạn áp dụng các quy tắc này ngay bây giờ và theo dõi, bạn sẽ thấy một sự khác biệt lớn trong thời gian thuế tiếp theo và kế toán của bạn sẽ dễ dàng hơn trong suốt năm.

Xem thêm:

7 cách để kiểm soát sự hỗn loạn trong doanh nghiệp nhỏ của bạn

Không chỉ theo dõi thời gian của bạn; Quản lý nó!